راهنمای استفاده مدیر مرکز از سامانه جامع آموزشی دانشگاه (سجاد)

نحوه ایجاد حساب کاربری مدیر مرکز در سجاد :

پس از اینکه مرکز درخواست خود را برای دسترسی به سامانه سجاد از طریق مکاتبات اداری به انجام رسانید، حساب کاربریِ مدیر مرکز ایجاد شده و نام کاربری و کلمه عبور به وی تعلق می گیرد.

کاربرِ "مدیر مرکز" نام کاربری و کلمه عبور خود را بعد از ورود به سامانه جامع آموزشي دانشگاه به نشاني http://www.edu.uast.ac.ir در محل نشان داده شده در شکل آنرا وارد می نماید.

نکته : نام کاربری و کلمه عبور به صورت پیش فرض به ترتیب "کد ملی" و "کد ملی + شماره شناسنامه" می باشد. کاربر میتواند بعد از اولین ورود خود به سامانه نسبت به تغییر کلمه عبور اقدام نماید. (نام کاربری تغییر نخواهد کرد)

توجه : ارقام کد ملی بدون خط فاصله وارد شود.0

بعد از وارد نمودن نام کاربری و کلمه عبور کد امنیتی نشان داده شده در شکل را وارد می شود.

در منو بالا یا نوار کمک دسترسی هایی تعبیه شده است که از همه جای سامانه و در هر بخش قابل دسترسی است.

صفحه اصلی : که با کلیک بر روی آن دقیقا به صفحه ابتدایی که بعد از وارد شدن در سیستم به آن رفتیم منتقل می شویم.

مرکز پشتیبانی : که کاربر با کلیک بر روی آن به سیستم تیکت هدایت می شود. تیکت سیستمی است که کاربر میتواند سوال های خود در خصوص سامانه را از طریق این سیستم به کارشناسان مربوط برساند و پاسخ آن را در ایمیل خود دریافت نماید.

شماره های مرکز پاسخگویی : که با کلیک بر روی آن لیست کارشناسان سجاد جهت راهنمایی تلفنی در ساعات اداری به نمایش در می آید.

راهنما : راهنمای استفاده از سجاد را در اختیار کاربر قرار می دهد.

اطلاعات کلی کاربر :

همانطور که در شکل نشان داده شده است، این قسمت ها حاوی اطلاعات کلی در مورد خود کاربر بوده و تغییر رمز و خروج از سامانه از همین قسمت قابل دسترسی است.

همچنین تنظیمات آموزشی برای دوره جاری نیز از منو بالای صفحه قابل دسترسی می باشد که در این جا کاربر می تواند با انجام تنظیمات مورد نظر خود و انتخاب نوبت پذیرش و نوع دوره و مقطع و ... اطلاعات مخصوص به همان دوره را دریافت نماید.

منوی سمت راست دسترسی به موارد زیر را به یک گروه کاربری مدیر مرکز ارائه می دهد :

1) پذیرش :

· پذیرفته شدگان

· پذیرفته شدگان بررسی نشده

· فهرست مغایرت ها

· فهرست دانشجویان

2) انتخاب واحد :

· ارائه درس

· انتخاب واحد گروهی

· انتخاب واحد های انجام شده

· معادلسازی

· زمانبندی انتخاب واحد

3) آموزش :

· درخواست های انتقال

· درخواست های مهمان

· درخواست های تغییر رشته

· درخواست های انصراف

· لیست حضور غیاب

4) اطلاعات پایه :

· مرکز

· تقویم آموزشی

5) مدیریت کاربران :

· مدیریت کارکنان

· تغییر رمز کاربران

پذیرش

اطلاعات پذیرفته شدگان در دانشگاه جامع علمی کاربردی، در هر دوره از طریق سازمان سنجش در اختیار دانشگاه قرار میگیرد و دانشگاه نیز اطلاعات را به تفکیک هر مرکز در سامانه سجاد بارگذاری می نماید. به این ترتیب مدیر مرکز می تواند اطلاعات مربوط به همه افرادی که در مرکز پذیرفته شده اند، مشاهده نماید. از سوی دیگر همه پذیرفته شدگان بعد از اطلاع از قبولی می بایست برای ثبت نام به مرکز خود مراجعه کنند. در این بخش مراکز باید بعد از ثبت نام حضوری از پذیرفته شدگان باید وضعیت آنان را در سامانه از پذیرفته شده به دانشجو تغییر دهند که با انجام این کار، کلمه عبور و نام کاربری دانشجو فعال گردیده و بعد از آن دانشجو می تواند در سامانه سجاد به فعالیت بپردازد.

ممکن است در مواردی بین مشخصات پذیرفته شده ای که اطلاعات آن در سامانه وجود دارد و اطلاعاتی که از ثبت نام حضوری آن بدست آمده مغایرتی (در اطلاعات شناسنامه ای مانند نام و نام خانوادگی و ... و یا در اطلاعات آموزشی مانند نوع دیپلم و معدل و ...) وجود داشته باشد. در این صورت در سامانه سجاد حتما باید ثبت مغایرت انجام گیرد تا دانشگاه جامع علمی کاربردی به آن رسیدگی نماید.

برای انجام این کارها در سامانه به طریق زیر عمل می شود :

کاربر می تواند از منوی سمت راست و از گزینه "پذیرش" یکی از چهار گزینه "پذیرفته شدگان"، "پذیرفته شدگان بررسی نشده"، "فهرست مغایرت ها" و "فهرست دانشجویان" را انتخاب نماید.

با انتخاب گزینه پذیرفته شدگان به صفحه ای مانند صفحه زیر هدایت می شوید که در آن مشخصات کلیه پذیرفته شدگان در ترم یا پودمان جاری قابل مشاهده است.

با ورود به هر یک از 4 گزینه "پذیرفته شدگان"، "پذیرفته شدگان بررسی نشده"، "فهرست مغایرت ها" و "فهرست دانشجویان" می توان با استفاده از لینک های بالا صفحه به دیگر گزینه ها مراجعه کرد.

با فرض انتخاب منوی پذیرفته شدگان همانطور که در شکل مشخص است می توان در قسمت جستجو، فهرست پذیرفته شدگان را با جستجو بر اساس نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، جنسیت و رشته یا تلفیقی از این موارد مشاهده کرد به عنوان مثال با انتخاب رشته، می توان همه پذیرفته شدگان در آن رشته مورد نظر را مشاهده کرد. (این امکان جستجو برای سه گزینه دیگر قابل انجام است)

فهرست نتایج جستجو حاوی مشخصات پذیرفته شده شامل نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، کد ملی، نام پدر، جنسیت، شماره پرونده، رشته، وضعیت، بدون مغایرت و لغو تأیید می باشد. هنگامی که پذیرفته شده هنوز توسط مرکز در سامانه تأیید نشده باشد یا برای او مغایرت ثبت نشده باشد در ستون وضعیت یک ضربدر قرمز رنگ و علامت سوال و در غیر این صورت علامت تیک سبز رنگ وجود دارد. همچنین گزینه لغو تأیید زمانی فعال می گردد که پذیرفته شده، تأیید شده و به دانشجو تغییر وضعیت داده شود. در صورتی که این امر اشتباه صورت گرفته باشد می تواند از لغو تأیید برای حذف دانشجو استفاده کرد.

 با کلیک بر روی کلمه نام و نام خانوادگی در سطر اول فهرست می توان نتایج را بر اساس نام خانوادگی به ترتیب حروف الفبا مرتب و مشاهده نمود. همچنین این امکان در مورد ستون "وضعیت" نیز قابل اجرا است. یعنی کاربر با کلیک بر روی کلمه وضعیت می تواند بر اساس وضعیت پذیرفته شدگان تأیید شده یا نشده فهرست مزبور را مرتب کرده و مشاهده کرد.

در صورتی که کاربر (مدیر مرکز) بخواهد مشخصات بیشتری از پذیرفته شده را ببیند، می تواند روی کد ملی هر پذیرفته شده، به هدف خود برسد و برای بازگشت مجددا یکی از چهار گزینه "پذیرفته شدگان"، "پذیرفته شدگان بررسی نشده"، "فهرست مغایرت ها" و "فهرست دانشجویان" را مطابق نیاز خود انتخاب کند.

با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ گزارش پذیرفته شدگان مرکز می توان اطلاعات کل پذیرفته شدگان را در قالب یک فایل Excel دانلود کرد.

در صورتی که تعداد نتایج جستجو از یک صفحه بیشتر باشد، از طریق انتخاب شماره صفحه مورد نظر می توان به آن صفحه وارد شد و مطابق آنچه در شکل زیر نشان داده شده اطلاعاتی در مورد تعداد صفحات و رکوردهای موجود نیز قابل مشاهده میباشد.

برای آنکه کاربر بتواند پذیرفته شده را تأیید نماید (یعنی آنرا به دانشجو تبدیل نماید) یا برای آن مغایرت ثبت نماید باید ابتدا به صفحه پذیرفته شدگان بررسی نشده مراجعه کند. بعد از جستجو و انتخاب پذیرفته شده مورد نظر در فهرست نمایش داده شده باید در ستون انتها روی گزینه رد/تأیید کلیک کند. از آنجاییکه این امر باید در مدت زمان معینی که توسط سازمان مرکزی دانشگاه جامع علمی کاربردی تعیین می شود، انجام شود؛ بدیهی است در خارج از این زمان این گزینه غیر فعال است.

بعد از کلیک کردن روی علامت دایره زیر ستون رد/تأیید برای یک پذیرفته مشخص، به صفحه زیر منتقل می شوید.

در صفحه موجود، مشخصات پذیرفته شده مورد نظر به صورت مجزا در هر سطر مشاهده می شود. در صورتی که این مشخصات مغایرتی با مدارکی که پذیرفته شده بعد از مراجعه حضوری در مرکز برای ثبت نام ارائه کرده نداشته باشد، کاربر می تواند با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ تأیید پرونده، پذیرفته شده را تأیید کرده و وی را به دانشجو تبدیل کند.

اما در صورتی که مغایرتی در اطلاعات دانشجو وجود داشته باشد، کاربر باید روبروی مشخصه ای که اشتباه است در زیر ستون "دارای مغایرت" کلیک کرده و تیک بزند، در این صورت مشخصه مورد نظر به رنگ قرمز در آمده و بر روی آن خطی کشیده می شود و در زیر ستون "تصحیح" فضایی ایجاد می شود تا کاربر بتواند اطلاعات صحیح را وارد کند.

همچنین در زیر اطلاعات پذیرفته شده مطابق آنچه در شکل نشان داده شده، امکان بارگذاری تصویر مدارک لازم جهت بررسی کارشناسان ستاد در مورد مغایرت شامل شناسنامه، کارت ملی، اشتغال و مدرک تحصیلی وجود دارد.

به عنوان مثال مطابق شکل نام خانوادگی فردی به اشتباه "احدی" درج شده است که باید به "احمدی" تغییر یابد. برای اینکار بعد از زدن تیک روبروی نام خانوادگی، در فضای ایجاد شده در مقابل آن کلمه احمدی را تایپ شده و در انتهای صفحه فایل اسکن شده از شناسنامه یا کارت ملی فرد را بارگذاری می شود و در پایان روی گزینه سبز رنگ "ویرایش مغایرت (و تأیید پرونده)" کلیک می شود. با انجام این کار پذیرفته شده باز هم به دانشجو تغییر وضعیت داده می شود و مغایرت های آن هم جهت رفع به کارشناسان ستاد ارسال می شود.

نکته مهم : برخی از مغایرت ها شامل وضعیت اشتغال، کد اشتغال، ارگان سهمیه، معدل دیپلم، نوع دیپلم، تا زمانی که برطرف نشوند، امکان دانشجو شدن پذیرفته شده وجود ندارد. در صورتی که مغایرتی در یکی از این موارد وجود داشته باشد، کاربر باید مغایرت را ثبت کند و این در حالی است که پذیرفته شده به دانشجو تبدیل نمی شود. و به جای گزینه سبز رنگ "ویرایش مغایرت (و تأیید پرونده)"، گزینه ای با عنوان ثبت مغایرت (بدون تبدیل به دانشجو) مانند شکل زیر وجود دارد.

نکته : وقتی پذیرفته شده به دانشجو تبدیل شد، به صورت خودکار برای او حساب کاربری در سامانه ایجاد خواهد شد.

انتخاب واحد

گزینه دوم از منوی سمت راست انتخاب واحد نام دارد و شامل زیر شاخه های ارائه درس، انتخاب واحد گروهی، انتخاب واحدهای انجام شده، معادلسازی، زمانبندی انتخاب واحد می باشد. در ادامه به توضیح در مورد هر یک از آنها می پردازیم.

ارائه درس : در این قسمت کاربر باید دروسی که در مرکز ارائه می شود و برای آنها کلاس برگزار می شود را در سامانه معرفی کند.

نکته : با توجه به آنچه که کاربرِ مدیر مرکز به عنوان دروس ارائه شده مرکز در سامانه وارد می کند؛ دانشجو میتواند انتخاب واحد یا حذف و اضافه نماید.

برای انجام این کار، کاربر بعد از کلیک بر روی گزینه ارائه دروس از منوی انتخاب واحد به صفحه ای مانند صفحه زیر منتقل می شود.

اگر در نوار تنظیمات آموزشی (بالای صفحه) نوع دوره پودمانی انتخاب شده باشد در ابتدا باید رشته و پودمان مورد نظر را انتخاب کرد و اگر دوره ترمی انتخاب شده باشد باید رشته مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه جستجو کلیک نماید. با این کار فهرست تمامی دروس موجود در آن رشته یا پودمان نشان داده خواهد شد.

اگر برای درس خاصی کلاسی ارائه شده باشد، در زیر ستون وضعیت ارائه علامت تیک سبز رنگ و در غیر این صورت علامت ضربدر قرمز رنگ وجود دارد. همچنین با کلیک بر آیکون روبروی آن درس در ستون فهرست کلاس ها می تواند آنرا مشاهده کند. همچنین با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ "گزارش دروس ارائه شده مرکز" می توان برنامه درسی تنظیم شده در سامانه در همان رشته انتخابی را در قالب یک فایل Excel دانلود کند. بدیهی است وقتی هنوز کلاسی ارائه نشده و در سامانه ثبت نگردیده فایلی هم برای دانلود وجود ندارد. اما اگر کاربر قصد اضافه کردن کلاس جدیدی را دارد باید آیکون مربوط به درس مربوط را از ستون اضافه کردن کلاس کلیک کند که در این صورت به صفحه ای مانند صفحه زیر منتقل می شود.

همانطور که در شکل مشاهده می شود، در بالا نام درس به همراه کد درس نشان داده شده است. کاربر باید دو قسمت که یکی مربوط به مشخصات درس و یکی مربوط به زمان و مکان برگزاری کلاس است را تکمیل نماید. بر این اساس در قسمت مشخصات درس، باید موارد زیر تکمیل گردد :

· ظرفیت کلاس : نشان دهنده حداکثر تعداد مجاز به شرکت در کلاس است.

نکته : زمانی که دانشجو به انتخاب واحد یا حذف و اضافه می پردازد، ظرفیت کلاسی را مشاهده مینماید که در اینجا برای آن تعریف شده است. یعنی وقتی دانشجو در انتخاب واحد یا حذف و اضافه درس مورد نظر خود را انتخاب مینماید، از ظرفیت تعریف شده برای آن کلاس یکی کم می شود.

· نوع پذیرش : در این قسمت باید جنسیت دانشجوی مجاز به اخذ کلاس تعریف گردد که شامل گزینه های "زن"، "مرد" و "هردو" است.

· تاریخ امتحان : شامل ساعت و روز امتحان است. برای انتخاب روز، می توان مقدار عددی آن را به صورت دستی وارد کرد و یا از آیکون تقویم کنار آن روز مورد نظر را به راحتی انتخاب نمود.

· مدرس : در این بخش باید نام مدرس وارد شود. برای این کار می توان نام و نام خانوادگی او را تایپ یا کد مدرسی وی را وارد نمود.

نکته : اسامی مدرسان از قبل در سامانه وارد شده است. بنابراین فقط اسامی مدرسانی که مدیریت امور مدرسان تأیید کرده است در سامانه وجود دارد و قابل انتخاب است.

نکته : وقتی در ارائه کلاس نام مدرسی حداقل یکبار، برای کلاسی ثبت شود، برای او حساب کاربری ایجاد می شود و مدرس می تواند درسامانه وارد شده و به کارهای خود بپردازد. برخی از مدرسان که به این ترتیب نتوانسته اند حساب کاربری دریافت نمایند. در این صورت کاربرِ مدیر مرکز باید از طریق منوی اصلی اطلاعات پایه در زیر منوی مدرسان وارد شده و در آنجا برای مدرس ثبت شده، حساب کابری ایجاد نماید.

قسمت دوم به اطلاعات مربوط به زمان و مکان برگزاری کلاس اختصاص دارد که در آن باید موارد زیر تکمیل گردد.

شماره کلاس : هر مرکز با توجه به شرایط فضای آموزشی خود این بخش را تکمیل می نماید و شماره کلاس مورد نظر را وارد میکند.

محل تشکیل کلاس : در این بخش باید آدرس کامل کلاس وارد شود.

انتخاب روز : یکی از روز های هفته انتخاب می شود.

ساعت شروع و ساعت پایان : به صورت یک عدد چهار رقمی وارد می شود، دو رقم سمت چپ بیانگر ساعت و دو رقم سمت راست، بیانگر دقیقه است.

در صورتی که کاربر قصد داشته باشد برای یک درس دو کلاس با مشخصات ثابت (ظرفیت، تاریخ امتحان، نوع پذیرش، مدرس) ارائه کند، کافی است بر روی گزینه اضافه کردن کلیک کرده و فقط زمان و مکان کلاس دوم را انتخاب کند.

کاربر در صورتی که بعد از کلیک بر روی گزینه اضافه کردن، از تصمیم خود منصرف شده باشد، می تواند هر کدام از کلاس ها را با کلیک بر روی گزینه حذف، حذف نماید.

در انتها با کلیک بر روی گزینه ثبت به کار خود پایان می دهد. در صورتی که از ثبت درس منصرف شده باشد با کلیک بر روی گزینه بازگشت به صفحه ابتداییِ ارائه درس بازمی گردد.

انتخاب واحد گروهی : در این بخش کاربرِ مدیر مرکز باید روش انتخاب واحد دانشجویان را تعیین نماید. انتخاب واحد به سه طریق برای دانشجو امکان پذیر است.

انتخاب واحد فردی : دانشجو با توجه به دروس ارائه شده توسط مرکز در سامانه سجاد می تواند به دلخواه خود دروس موردنیاز را انتخاب کند.

انتخاب واحد بسته ای : در این حالت مرکز چند بسته آموزشی را برای دانشجو در نظر می گیرد که دانشجو مجاز به انتخاب یکی از آنهاست. یعنی مستقیما نمی تواند به انتخاب درس بپردازد.

انتخاب واحد گروهی : در این حالت دانشجو باید برنامه ای را که مرکز برای او در نظر گرفته انتخاب کند و حق انتخابی ندارد. در حقیقت مرکز دانشجویان را گروه بندی کرده و برای هر گروه یک برنامه درسی تنظیم می کند (انتخاب واحد) که دانشجو باید آن برنامه تنظیم شده را برگزیند.

برای انجام این کار، کاربر بعد از کلیک بر روی گزینه انتخاب واحد گروهی از منوی انتخاب واحد به صفحه ای مانند صفحه زیر منتقل می شود.

اگر کاربر تا بحال یکی از سه حالت انتخاب واحد را انتخاب کرده باشد، در بدو ورود به این قسمت، سامانه با درج پیامی، نوع انتخابی را به اطلاع او می رساند. در جلوی این پیام دکمه ای با عنوان تغییر نحوه انتخاب واحد گروهی وجود دارد که با کلیک بر روی آن می توان برای تعیین یکی از سه حالت اقدام کرد.

با انجام این کار، کاربر می تواند نوع انتخاب واحد را عوض کند و در لیستی که جلو نحوهی انتخاب واحد گروهی مرکز تعبیه شده است، گزینه مورد نظر خود را انتخاب کند. بعد از انتخاب با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ تغییر نحوه ی انتخاب واحد گروهی مرکز، این انتخاب به وقوع می پیوندد.

v در صورت انتخاب گزینه "توسط دانشجو به صورت انتخاب درس" که همان انتخاب واحد فردی است، دانشجو میتواند براساس دروس ارائه شده مرکز، به انتخاب واحد خود بپردازد.

v در صورت انتخاب گزینه "توسط دانشجو به صورت انتخاب بسته ای از دروس" که همان انتخاب واحد بسته ای است، کاربر باید بسته های خود را تنظیم نماید.

برای این منظور کاربر روی گزینه سبز رنگ "ایجاد بستهی دروس جهت انتخاب دانشجویان" کلیک می کند و به صفحه ای مانند شکل زیر هدایت می شود.

در این قسمت اگر بسته ای از قبل تعریف شده باشد نمایش داده می شود که قابل ویرایش خواهد بود. برای ویرایش باید در ستون ویرایش، بسته مورد نظر را انتخاب کرد. در صورتی که قبلا بسته ای ایجاد نشده باشد، پیام "هیچ رکوردی موجود نمی باشد" نشان داده خواهد شد.

کاربر برای اضافه کردن بسته جدید، باید روی گزینه سبز رنگ "اضافه کردن" کلیک نماید. در آن صورت به صفحه ای مانند صفحه زیر وارد می شود.

یک بسته دروس برای یک رشته خاص ایجاد می گردد بر همین اساس در ابتدا باید رشته مورد نظر را انتخاب کرد. تمامی رشته های موجود در مرکز، در لیست جستجو وجود دارد و باید یکی از آنها را انتخاب کرد و روی گزینه جستجو کلیک کرد. نتایج این جستجو در قسمت دروس ارائه شده نمایش داده می شود.

نکته ضروری : نتایج جستجو شامل دروسی است که در قسمت ارائه درس ثبت شده باشد. یعنی ابتدا باید برای یک درس، کلاسی ثبت شود تا در برای انتخاب واحد (در هر سه حالت) استفاده گردد.

بعد از جستجوی رشته، دروس ارائه شده آن رشته در قسمت "دروس ارائه شده" نمایان خواهد بود. کاربر برای انتخاب درس مورد نظر برای بسته در حال ایجاد، باید روی علامت انتخاب  در ستون انتخاب برای درس مورد نظر کلیک کند. با انجام این کار، درس مزبور به فهرست دروی انتخاب شده اضافه می شود که برای حذف آن می تواند روی علامت حذف  در ستون حذف کلیک نماید.

به این ترتیب کاربر کل دروس مورد نیاز برای ایجاد بسته را انتخاب می کند و در قسمت پایین تر، می تواند اطلاعات مربوط به شهریه واحدهای انتخابی را مشاهده کند.

کاربر در نهایت در پایین صفحه در قسمت عنوان گروه، یک نام برای بسته خود وارد می کند و گزینه نارنجی رنگ "بررسی تطابق" را کلیک می کند. با انجام این کار سامانه به صورت خودکار واحدهای انتخابی را با قوانین آموزشی موجود مطابقت مینماید. در صورتی که عدم تطابقی وجود داشته باشد، پیغام مربوطه را نمایش می دهد و در غیر این صورت چیزی نمایش داده نمی شود. آخرین کاری که کاربر در این بخش انجام می دهد، کلیک روی گزینه سبز رنگ "ایجاد بسته جدید دروس و اضافه موارد انتخاب شده به آن" است. با انجام اینکار بسته مورد نظر ایجاد شده و دانشجو در انتخاب واحد خود می تواند آنرا انتخاب نماید.

کاربر در صورت انصراف نیز قبل از کلیک روی گزینه سبز رنگ، با کلیک بر روی گزینه فهرست می تواند به صفحه قبل بازگردد.

در صورتی که کاربر تصمیم به حذف یکی از بسته های ایجاد کرده خود بگیرد، باید در صفحه فهرست بسته ها گزینه ویرایش را کلیک کند و بعد از ورود به صفحه ویرایش، گزینه حذف بسته را کلیک کند.

v در صورت انتخاب گزینه "توسط مرکز به صورت ایجاد گروهی از دانشجویان و انتخاب دروس" که همان انتخاب واحد گروهی است، کاربر باید گروهبندی دانشجویان و بعد از آن انتخاب واحد دانشجویان گروهبندی شده را انجام دهد. برای این منظور بعد از ورود به صفحه زیر، گزینه سبز رنگ گروه بندی دانشجویان را کلیک می کند.

بعد از انجام اینکار به صفحه ای مانند صفحه زیر منتقل میشود.

در این صفحه فهرست گروه های ایجاد شده به نمایش در خواهد آمد که اطلاعاتی از قبیل نام گروه، رشته، تعداد دانشجویان گروهبندی نشده، تعداد دانشجویان موجود در گروه، دسترسی برای ویرایش گروه و در نهایت انجام انتخاب واحد برای گروه را به نمایش می گذارد. در صورتی که گروهی از قبل ایجاد نشده باشد، پیغام هیچ رکوردی موجود نیست، نشان داده خواهد شد.

کاربر برای ایجاد یک گروه روی گزینه سبز رنگ اضافه کردن کلیک می نماید. در این صورت به صفحه زیر منتقل می شود.

در این قسمت کاربر باید براساس رشته تحصیلی به جستجوی دانشجویان بپردازد. وقتی فهرست دانشجویان نمایش داده شد، کاربر باید دانشجویانی را که قصد دارد در یک گروه قرار دهد، انتخاب کند. انتخاب دانشجو با زدن تیک کنار نام او انجام میپذیرد.

به این ترتیب کاربر بعد از انتخاب دانشجویان مورد نظر برای اضافه کردن در یگ گروه در قسمت اضافه کردن گروه یکی از دو گزینه موجود را انتخاب می کند.

گزینه اول (ایجاد گروه جدید و اضافه موارد انتخاب شده به آن) در صورتی انتخاب می شود که کاربر قصد ایجاد یک گروه جدید را داشته باشد که با انتخاب آن منوی کوچکی در زیر همان قسمت  ظاهر می شود که باید در آن نام گروه را وارد کرده و با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ "ایجاد گروه جدید و اضافه موارد انتخاب شده به گروه" کار ایجاد گروه جدید را به پایان رسانید.

گزینه دوم (اضافه موارد انتخاب شده به گروه موجود) نیز در صورتی انتخاب می شود که کاربر قبلا گروهی را تعریف کرده باشد و بخواهد دانشجو یا دانشجویان جدیدی را به آن گروه اضافه کند. با انتخاب این گزینه نیز منوی کوچکی در زیر همان قسمت ایجاد خواهد شد که باید در آن یکی از گروه های ایجاد شده را انتخاب کرد. (مانند شکل، گروه های ایجاد شده A و B ) و بعد از آن با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ اضافه موارد انتخاب شده به گروه، کار را به انجام رسانید.

کاربر با انجام هر کدام از این دو کار به صفحه قبل باز گشته و نام گروه ایجاد شده خود را در فهرست نمایش داده شده مشاهده میکند و در ستون های سمت چپ آن فهرست می تواند برای ویرایش گروه و انجام انتخاب واحد نماید.

همانطور که گفته شد کاربر برای انجام ویرایش کافی است روی علامت  در ستون ویرایش کلیلک کند. در این صورت، مشخصات گروه ایجاد شده به این نحو برای او به نمایش در خواهد آمد.

در فهرست به نمایش در آمده نام و نا م خانوادگی اعضای گروه موجود است.

برای آنکه بتوان، نام گروه را تغییر داد، باید در مقابل کلمهی نام گروه که فضایی برای نوشتن وجود دارد، نام دلخواه را درج کرده و برای ثبت آن کلید سبز رنگ تغییر نام گروه را کلیک کرد. با انجام این کار نام گروه که در فهرست نمایش داده می شود نیز تغییر خواهد کرد.

برای آنکه بتوان، گروه را حذف کرد کافی است تا روی گزینه قرمز رنگ  کلیک کرد. با انجام این کار، پیام زیر به نمایش در خواهد آمد.

کاربر باید در صورت حصول اطمینان کلید OK و در غیر این صورت کلید Cancel را کلیک نماید.

برای آنکه بتوان، فردی را از گروه حذف کرد، کافی است روی علامت   در ستون حذف از گروه، کلیک کرد که در آن صورت پیامی به شکل زیر نمایش داده خواهد شد.

کاربر باید در صورت حصول اطمینان کلید OK و در غیر این صورت کلید Cancel را کلیک کند.

و در نهایت برای آنکه کاربر بخواهد بدون ویرایش و اعمال تغییرات به صفحه قبل برگردد روی گزینه فهرست کلیک میکند.

همچنین در صورتی که کاربر بخواهد برای گروه  یا گروه های خود انتخاب واحد انجام دهد، باید روی علامت  در ستون انتخاب واحد کلیلک کند. در این صورت، به صفحه ای مانند صفحه زیر هدایت خواهد شد.

در قسمت جستجو می توان دروس موجود در پودمان را برای دوره های پودمانی و دروس موجود در رشته را برای دوره های ترمی، جستجو کرد و انتخاب واحد را شروع کرد. در نهایت نتایج جستجو در فهرست بالا که نام رشته و گروه در عنوان آن مشخص است، نشان داده خواهد شد.

نکته ضروری : نتایج جستجو شامل دروسی است که در قسمت ارائه درس ثبت شده باشد. یعنی ابتدا باید در قسمت ارائه دروس برای یک درس، کلاسی ارائه شود تا در انتخاب واحد استفاده گردد.

بعد از جستجو کاربر برای انتخاب درس مورد نظر خود برای بسته در حال ایجاد، باید روی علامت انتخاب  در ستون انتخاب برای درس مورد نظر کلیک کند. با انجام این کار، درس مزبور به فهرست دروی انتخاب شده اضافه می شود که برای حذف آن باید روی علامت  در ستون حذف کلیک کرد.

به این ترتیب کاربر کل دروس مورد نیاز برای ایجاد بسته را انتخاب می کند و در قسمت پایین تر، می تواند اطلاعات مربوط به شهریه واحدهای انتخابی را مشاهده کند

کاربر در نهایت در پایین صفحه، گزینه نارنجی رنگ "بررسی تطابق" را کلیک می کند. با انجام این کار سامانه به صورت خودکار واحد های انتخابی را با قوانین آموزشی موجود تطبیق می دهد. در صورتی که عدم تطابقی وجود داشته باشد، پیغام مربوطه را نمایش می دهد و در غیر این صورت چیزی نمایش داده نمی شود. بعد از آن، کاربر باید گزینه سبز رنگ "ثبت موقت" را کلیک کند. با انجام این کار، انتخاب واحد های انجام شده در سامانه ثبت می شود ولی همچنان قابل تغییر خواهد بود. برای ثبت نهایی نیز کاربر باید روی گزینه سبز رنگ "اعمال انتخاب واحد برای دانشجویان گروه" کلیک نماید.

کاربر در صورت انصراف نیز قبل از کلیک روی گزینه سبز رنگ، با کلیک بر روی گزینه فهرست می تواند به صفحه قبل بازگردد.

به این ترتیب کاربرِ مدیر مرکز، برای همه گروه های خود انتخاب واحد را انجام می دهد و دانشجویانی که برای آنها انتخاب واحد به شکل گروهی در نظر گرفته شده است می توانند با مراجعه به سامانه از طریق حساب کاربری خود، برنامه آموزشی خود را مشاهده کنند.

نکته : راه دیگر برای دسترسی به انتخاب واحد برای گروه های ایجاد شده به این صورت است که با کلیک بر روی گزینه انتخاب واحد گروهی از منوی اصلی انتخاب واحد، در صفحه نمایش داده شده، کاربر گزینه انتخاب واحد دانشجویان گروه بندی شده را کلیک کرده و در فهرست گروه های به نمایش در آمده برای گروه مورد نظر خود روی علامت انتخاب واحد کلیک کند.

انتخاب واحد های انجام شده : در این قسمت کاربرِ مدیر مرکز می تواند انتخاب واحدهایی را که دانشجویان مرکز انجام دادهاند مشاهده کند. برای انجام این کار، کاربر با کلیک بر روی گزینه انتخاب واحدهای انجام شده از منوی اصلی انتخاب واحد به صفحه زیر منتقل می شود.

کاربر می تواند دانشجو را بر اساس رشته تحصیلی، نام، نام خانوادگی و یا کد دانشجویی یا تلفیقی از این موارد جستجو کند. به این ترتیب در فهرست نمایش داده شده از نتایج جستجو، کاربر می تواند اطلاعاتی از قبیل تعداد واحد اخذ شده، وضعیت شهریه و واحد های انتخاب شده را مشاهد کند. همچنین می تواند در صورت لزوم انتخاب های دانشجو را ویرایش و حتی حذف نماید.

معادلسازی : در این قسمت کاربرِ مدیر مرکز می تواند برای انجام معادلسازی اقدام کند. کاربر با کلیک بر روی گزینه معادلسازی از منوی اصلی انتخاب واحد، به صفحه زیر وارد می شود که در آن فهرست دانشجویان مرکز وجود دارد.

برای انجام معادلسازی کافی است تا برای دانشجوی مورد نظر علامت  را در زیر ستون معادلسازی کلیک نماید. با انجام این کار کاربر به صفحه ای مانند صفحه زیر منتقل می شود.

در این قسمت، اگر معادلسازی برای دانشجو انجام گرفته باشد در فهرست نمایش داده شده وجود دارد و اگر انجام نگرفته باشد پیغام هیچ رکوردی موجود نیست، نشان داده خواهد شد. برای انجام معادلسازی جدید باید روی گزینه، سبز رنگ اضافه کردن کلیک کرد. با انجام این کار کاربر به صفحه زیر منتقل خواهد شد.

کاربر باید فرم مربوطه را پر کرده و روی گزینه سبز رنگ ثبت کلیک کند. در صورتی که از انجام معادلسازی منصرف شده باشد نیز با کلیک بر روی گزینه فهرست دروس به صفحه قبل باز می گردد.

توجه به پیام درج شده در بالای فرم، ضروری است :

            «اطلاعات مربوط به ردیف های سبز رنگ مربوط به درس جدید و رنگ قرمز مربوط به درس معادل قدیم گذرانده شده توسط دانشجو است.»

نکته : اولین گزینه در فرم "نام درس" نام داشته و به رنگ سبز می باشد. تمامی دروس موجود، در آن وجود دارد و به محض تایپ حروف درس، سامانه شروع به جستجو مینماید. این بدان معنی است که به دلخواه نمی توان هر نامی را وارد کرد.

زمانبندی انتخاب واحد : گزینه آخر از منوی انتخاب واحد، زمانبندی انتخاب واحد است که در آن کاربرِ مدیر مرکز باید برای دانشجویان رشته های مختلف، زمانی را برای حذف و اضافه و انتخاب واحد تعیین نماید. کاربر با کلیک بر روی گزینه زمانبندی انتخاب واحد از منوی اصلی به صفحه زیر منتقل می شود.

در بالای صفحه می توان زمانبندی را برای انتخاب واحد یا حذف و اضافه انجام داد. در فهرست نشان داده شده نام تمامی رشته های مرکز به نمایش در می آید. تنها کاری که کاربر باید انجام دهد انتخاب تاریخ شروع و پایان انتخاب واحد و حذف و اضافه از تقویم می باشد. بعد از انجام این کار با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ ارسال، عملیات ثبت شده و به پایان می رسد.

نکته : فرصت زمانی واحد برای هر مرکز نیز توسط واحد استانی مربوطه تعیین می شود و مرکز باید با توجه به آن، زمان در اختیار خود را بین رشته های مختلف تقسیم مینماید.

آموزش

سومین گزینه در منوی اصلی سمت راست منوی آموزش است که کاربر از طریق آن به زیر منو های درخواست انتقال، درخواست مهمان، درخواست انصراف و لیست حضور غیاب دسترسی دارد. در ادامه به توضیح هر یک پرداخته می شود.

درخواست انتقال : در این قسمت درخواست های انتقالی که دانشجو در سامانه ثبت کرده است به نمایش در می آید که کاربر باید به آنها رسیدگی کند. با کلیک بر روی منوی درخواست انتقال، مطابق شکل زیر، فهرستی به نمایش در خواهد آمد که در آن اسامی دانشجویان درخواست کننده وجود دارد. همچنین تاریخ درخواست و وضعیت پاسخ مبدا و مقصد (تأیید یا رد) و همچنین ورود به بخش بررسی نیز در این فهرست موجود است.

از آنجا که درخواست های انتقال به دو دستهی "درخواست های انتقال از مرکز" و "درخواست های انتقال به مرکز" تقسیم میشوند، همانطور که در شکل بالا با رنگ زرد مشخص شده است می توان با کلیک بر روی هرکدام، به آنها مراجعه کرد.

برای بررسی درخواست باید روی علامت  در ستون بررسی، مقابل نام دانشجوی مورد نظر کلیک کرد. با انجام این کار مشخصات دانشجو به نمایش درخواهد آمد که در آن علت درخواست نیز که دانشجو در هنگام ثبت درخواست خود در قالب توضیحات درج کرده، قابل مشاهده است. در انتهای مشخصات، گزینه های رد یا تأیید وجود دارد که با انتخاب هر کدام از آنها فضایی برای درج توضیحات باز خواهد شد تا اگر کاربر برای رد یا تأیید خود توضیحی دارد، ارائه کند.

نکته : درج توضیحات اجباری نیست.

در نهایت با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ ثبت، می توان به بررسی خاتمه داد. کاربر بعد از ثبت مجدد، به صفحه قبل بر می گردد و مطابق شکل با این پیام روبرو می شود.

 در این صفحه فهرستی از دانشجویان درخواست کننده همچنان باقی است با این تفاوت که در مورد دانشجویان بررسی شده دیگر امکان بررسی وجود ندارد. در این حالت با کلیک بر روی علامت بررسی که به رنگ طوسی به نشانه غیر فعال بودن در آمده است، این پیغام به نمایش در خواهد آمد.

درخواست مهمان : درست مثل درخواست انتقال است. در این بخش نیز دو دسته مهمان وجود دارد. درخواست هایی که دانشجویان مرکز برای مهمان شدن در مراکز دیگر ثبت کرده اند (مهمان به) و درخواست هایی که دانشجویان سایر مراکز برای مهمان شدن در مرکز (مهمان از) ثبت کرده اند.

درخواست انصراف : درست مثل درخواست انتقال است با این تفاوت که مرکز دیگری درکار نیست. کاربرِ مدیر مرکز با مشاهده درخواست دانشجو برای انصراف، با درخواست او موافقت یا مخالفت می کند.

توجه به این نکته ضروری است که در صورت تأیید انصراف، دیگر امکان بازگشت وجود ندارد.

لیست حضور غیاب : در این بخش کاربر می تواند لیست حضور غیاب را برای تمام کلاس های درحال برگزاری در مرکز، که در قسمت ارائه درس آنها را در سامانه وارد کرده، دریافت کند. کاربر با ورود به این قسمت به صفحه ای مانند شکل زیر منتقل می شود.

امکان جستجوی کلاس ها براساس رشته وجود دارد. بعد از جستجوی مورد نظر فهرستی از کلاس ها نشان داده خواهد شد که اطلاعاتی از قبیل نام درس، زمان و مکان برگزرای کلاس و امتحان، تعداد دانشجویان موجود در این کلاس و نام مدرس آن را شامل می شود.

برای دریافت لیست حضور غیاب، کافی است روی علامت  کلیک شود. در این صورت کاربر می تواند لیست حضور غیاب را در قالب یک فایل Excel دانلود کند.

برای صدور شماره صندلی نیز باید روی علامت  کلیک شود. با انجام اینکار، کاربر به صفحه ای مانند صفحه زیر منتقل شود.

در قسمت تولید شماره صندلی، باید شروع شماره را وارد کرد. یعنی می تواند تعیین کرد شماره های صندلی از چه عددی شروع شود و به ترتیب اضافه شود. همچنین محل برگزاری امتحان نیز باید وارد گردد. در این حالت با کلیک بر روی گزینه سبز رنگ تولی شماره دسته جمعی، سامانه به صورت خودکار به دانشجویان شماره صندلی اختصاص می دهد. در صورتی که کاربر مایل باشد به صورت دستی و نه خودکار، به دانشجویان شماره تخصیص دهد نیز می تواند رو گزینه سبز رنگ ثبت دستی شماره صندلی ها کلیلک کند. همچنین در صورتی که بعد از تولید خودکار شماره صندلی، کاربر بخواهد شماره برخی از دانشجویان را به صورت دستی تغییر دهد باید از طریق ثبت دستی شماره صندلی ها اقدام کند.

سامانه به کاربر این امکان را هم می دهد که در اسامی دانشجویان که همگی فهرست شده اند، برای تولید شماره صندلی، آنها را از حالت انتخاب خارج کند. یعنی برای برخی از دانشجویان شماره صندلی صادر نشود. برای انجام این کار می توان تیک کنار اسم دانشجو را برداشت.

کاربر برای دریافت لیست حضور غیاب امتحان نیز باید روی علامت  کلیک کند. با انجام این کار لیست مورد نظر به صورت آماده برای پرینت (در قالب pdf) نمایش داده خواهد شد.

نکته مهم : لیست حضور غیاب امتحان در صورتی صادر خواهد شد که برای همه دانشجویان کد دانشجویی و شماره صندلی تولید شده باشد.

نکته : بهتر است برای دریافت لیست حضور غیاب امتحان، آنرا در برگه جدید (new Tab) یا در پنجره جدید (new Window) باز کرد.

اطلاعات پایه

چهارمین گزینه از منوی سمت راست، گزینه اطلاعات پایه است که شامل سه زیر منو "مرکز"، "تقویم آموزشی" و "مدرسان "می باشد. درادامه به توضیح عملکر هر یک به طور جداگانه پرداخته خواهد شد.

مرکز : این قسمت به اطلاعات پایه مرکز اختصاص دارد. کاربر با کلیک بر روی گزینه مرکز از منوی اصلی اطلاعات پایه به صفحه ای مانند صفحه زیر منتقل خواهد شد.

در این صفحه در فهرستی IDمرکز نام مرکز، شهر، نام مدیر مرکز، و امکان ویرایش اطلاعات نمایش داده می شود. هر کاربر ِ مدیر مرکز می تواند در این قسمت اطلاعات مربوط به مرکز خود را مشاهده و ویرایش کند. برای مشاهده اطلاعات بیشتر در مورد مرکز کاربر باید روی نام مرکز کلیک نماید و برای ویرایش، کافی است تا روی علامت ویرایش در ستون آخر فهرست، کلیک کند و به صفحه ای مانند شکل زیر منتقل شود.

در این قسمت اطلاعات مختلفی در مورد مرکز نشان داده می شود که در سامانه سجاد وجود دارد. کاربر می تواند اطلاعات را تغییر دهد و برای هر قسمت مقدار صحیح را وارد کند. در نهایت برای ذخیره تغییراتش کافی است روی گزینه سبز رنگ "ویرایش" در انتهای صفحه کلیک کند. در صورتی هم که اطلاعات نیاز به تغییر ندارد می تواند با کلیک بر روی گزینه فهرست، به صفحه قبل بازگردد.

تقویم آموزشی : در این بخش کاربرِ مدیر مرکز می تواند ب تقویم آموزشی دسترسی داشته باشد. بعد از ورود به این بخش فهرستی  به شکل زیرنشان داده خواهد شد.

در این فهرست برای نیمسال های مختلف تحصیلی مقاطع و نوع نظامی که مرکز ارائه کرده نمایش داده می شود. با کلیک بر روی علامت  در ستون انتهای جدول که "مشاهده" نام دارد، کاربر می تواند اطلاعات کامل مربوط به تقویم آموزشی آن نظام (پودمانی یا ترمی) و  مقطع را مشاهده کند.

برای تمام عناوینی که در فهرست موجود است، زمانبندی مشخصی تنظیم شده است که فعالیت های لازم الاجرا در سامانه سجاد باید در آن زمان انجام گیرد. برای بازگشت به صفحه قبل کافی است تا کاربر روی گزینه سبز رنگ بازگشت کلیک کند.

نکته : همانطور که در شکل نیز نشان داده شده است باید به این نکته توجه کرد که حذف و اضافه در نظام پودمانی مجاز نیست و منظور از این واژه در این فهرست زمان ویرایش انتخاب واحد است.

مدرسان : سومین و آخرین بخش از منوی اصلی اطلاعات پایه، اطلاعات مربوط به مدرسان مرکز می باشد. کاربر با ورود به این قسمت به صفحه ای مانند شکل زیر منتقل می شود.

تمام مدرسینی که در قسمت ارائه دروس، برای آنها کلاس تعریف شده است، در یک فهرست که حاوی اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، کد مدرسی، کد ملی، شماره شناسنامه و امکان ایجاد دسترسی آنها به سامانه سجاد است، مشخص می باشد. همچنین می توان براساس این موارد، مدرس مورد نظر را جستجو کرد.

کاربر برای ایجاد یک حساب کاربری در سامانه و در واقع دادن دسترسی به مدرس باید روی علامت   در ستون ایجاد اکانت کاربری کلیک کند. در صورتی که برای مدرس از قبل حساب کاربری ایجاد شده باشد، با کلیک بر روی علامت ، پیام "برای مدرس نام کاربری موجود است" به نمایش در خواهد آمد.

نکته : مدرسینی که اخیرا در ارائه کلاس ها نام آنها وارد شده است، به طور خودکار حساب کاربری شان ایجاد خواهد شد و نام کاربری و رمز عبور به ترتیب همان کد ملی و کد ملی + شماره شناسنامه خواهد بود. اما آنهایی که قبلا در ارائه کلاس نام آنها وارد شده است، کاربرِ مدیر مرکز باید از این طریق برای آنها حساب کاربری ایجاد نماید.

نکته : همانطور که در شکل نیز مشخص است باید به این نکته توجه کرد که ایجاد اکانت برای ورود به سیستم فقط برای مدرسینی مقدور است که اطلاعات کد ملی و شناسنامه آنها کامل باشد. مدرسان برای تکمیل مشخصات باید از طریق سامانه مدرسان دانشگاه اقدام کنند.

مدیریت کاربران

این قسمت به مدیرت کاربرانی اختصاص دارد که توسط کاربرِ مدیر مرکز ایحاد می شود که شامل دو زیر منوی مدیریت کارکنان و تغییر رمز کاربران است.

مدیریت کارکنان : در این بخش کاربرِ مدیر مرکز می تواند به توجه به نیازی که دارد حساب کاربری با دسترسی های محدودتری را برای کسایر کارمندان مرکز ایجاد کند. با ورود به این بخش کاربر به صفحه زیر منتقل می شود.

در فهرستی که به نمایش در می آید اطلاعات مربوط به کاربران ایجاد شده مشخص خواهد بود. در دو ستون انتهای فهرست امکان ویرایش و حذف کاربر نیز وجود دارد.

بدیهی است که وقتی کاربری ایجاد نشده باشد در فهرست مذکور عبارت هیچ رکوردی موجود نیست به نمایش در خواهد آمد.

همچنین می توان بر اساس نام و نام خانوادگی، میان کاربران تعریف شده جستجو انجام داد.

برای ایجاد کاربر جدید باید روی گزینه سبز رنگ افزودن کلیک شود. در این صورت، صفحه ای مانند شکل زیر به نمایش درخواهد آمد.

کاربرِ مدیر مرکز برای هر حساب کاربری که بخواهدا ایجاد کند باید این فرم را پر کند. توجه به این نکته ضروری است که کد ملی  و شماره شناسنامه از آنجایی که به عنوان نام کاربری و کلمه عبور استفاده می شود، حتما باید درست وارد شود.

انتخاب محل سکونت به این ترتیب است که وقتی در قسمت استان یکی از استان ها انتخاب می شود، صفحه تازه (Refresh) می شود و به طور خودکار، شهرهای استان انتخاب شده را می توان انتخاب کرد. به این ترتیب برای وارد کردن استان و شهر محل سکونت، احتیاجی به تایپ کلمه وجود ندارد.

انتخاب محل کار نیز مانند انتخاب محل سکونت است با این تفاوت که کارب فقط می تواند مرکز خود را انتخاب کند. یعنی استان مرکز، و در میان مراکز استان خود فقط نام مرکز خود را می تواند مشاهده و انتخاب کند. علت هم آن است که کاربر جدید را برای مرکز خود تعریف می کند.

بعد از انتخاب مرکز مجدد صفحه یکبار تازه (Refresh) شده و فیلد گروه کاربری نیز فعال می شود و شامل گزینه هایی برای انتخاب می گردد. این گرینه ها شامل کارشناس مرکز و کارشناس مغایرت می باشد.

کاربرِ کارشناس مرکز و کارشناس مغایرت کاربرانی هستند که برخی از دسترسی های کاربرِ مدیر مرکز را دارند. یعنی کاربرِ کارشناس مغایرت فقط می توند در سامانه مغایرت ها را وارد کند و کاربرِ کارشناس مرکز می تواند پذیرفته شدهارا مشاهده و به دانشجو تبدیل کند.

توضیح عملکرد هر کدام از آنها جداگانه، در قسمت خودشان ارائه شده است.

نکته : وارد کردن همه این فیلدها به غیر از فیلد نام پدر و آدرس، کد پرسنلی و پست سازمانی اجباری است.

تغییر رمز کاربران : در این قسمت کاربرِ مدیر مرکز می تواند کلمه عبور همه کاربران مرکز (کارشناس، دانشجو، مدرس) را تغییر دهد یا از اول تعریف کند.یعنی کاربرِ مدیر مرکز زمانی که کاربری کلمه عبور خود را فراموش کرده است می کلمه عبور وی را بازنشانی کند. برای این منظور کاربرِ مدیر مرکز بعد از ورود به این بخش فهرست همه کاربران را مشاهده می کند.

می توان کاربر مورد نظر را با جستجو بر اساس نام و نام خانوادگی جستجو کرد و روی علامت جلوی اسم کاربر مورد نظر در ستون تغییر رمز کلیک کرد. در آن صورت صفحه ای مانند صفحه زیر به نمایش در خواهد آمد.

کاربر در این قسمت رمز عبور جدید را وارد کرده و در زیر آن رمز عبور را مجددا وارد کرده و در نهایت روی گزینه سبز رنگ ثبت کلیک می کند. در صورت انصراف باید روی گزینه سبز رنگ نمایش فهرست کاربران کلیک کرد تا به صفحه قبل بازگشت.